Word-Add-In

Gs4Word Version 3.31

Letzte Änderung 20.01.2003

Inhaltsverzeichnis

Add-In für Word
PDF-Datei erzeugen
PDF-Datei mailen
Konfigurieren
Dokumentation
Info
Details
Wie erzeugt das Word-Add-In eine PDF-Datei?
Eine Schrift in der PDF-Datei ist schlecht lesbar
Die Lesezeichen werden nicht richtig erzeugt
Unterschiede zwischen Acrobat Distiller, Acrobat PDF-Writer und Ghostscript?
Verweise auf andere Dokumente

Mit dem Button "PDF-Datei erzeugen" oder dem Menüpunkt "PDF > Erzeugen" erstellen Sie aus dem aktuellen Word-Dokument eine PDF-Datei. Wenn Sie es nicht anders konfiguriert haben, steht diese Datei im gleichen Verzeichnis und hat den gleichen Namen wie Ihr Word-Dokument, endet aber mit ".pdf".

Eine Besonderheit gibt es ab Word 2002 (Word XP). Wenn die Symbolleite "Überarbeiten" sichtbar ist, dann richtet sich Gs4Word beim Erzeugen der PDF-Datei nach den Einstellungen in der Auswahlliste "Anzeigen" und nicht nach der Einstellung in der davor stehenden Auswahlliste. In der folgenden Abbildung steht in der Symbolleite "Überarbeiten" vorne "Endgültig". In der Auswahlliste"Anzeigen" sind "Kommentare", "Einfügungen und Löschen" sowie "Format" ausgewählt. Also wird die PDF-Datei mit allen Kommentaren, Einfügungen und Löschungen sowie allen Formatänderungen erzeigt. Wie diese im Detail dargestellt werden, kann man unter "Optionen..." einstellen.

Auswahlfenster zur PDF-Datei

Wenn Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer PDF-Datei anzeigen angeschaltet haben, können Sie diese Einstellungen vor dem Erzeugen der PDF-Datei noch ändern.

Die Bedeutungen von Ausgabeumfang und Ausgabemedium sind im Dokument über die Konfiguration bei der Karteikarte PDF-Datei beschrieben.

In Dateiname wird der Dateiname der PDF-Datei angezeigt. Er ist so aufgebaut, wie Sie es bei der Konfiguration auf der Karteikarte PDF-Datei eingetragen haben. Je nach Ausgabeumfang wird der Dateiname noch um einen Suffix ergänzt.

Ganzes Dokument wird nicht weiter ergänzt.
Aktuelle Seite wird um einen Unterstrich und die Nummer der Seite ergänzt. Diese Nummer kann sich von der Seitennummerierung Ihres Dokumentes unterscheiden.
Markierung wird um "_Markierung" ergänzt.
Dokumenteigenschaften wird um "_Eigenschaften" ergänzt.
Kommentare wird um "_Kommentare" ergänzt.
Formatvorlagen wird um "_Formatvorlagen" ergänzt.
AutoText-Einträge wird um "_AutoTexte" ergänzt.
Tastenbelegung wird um "_Tastenbelegung" ergänzt.

Auswahlfenster zum Adobe-Reader

Wenn Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen angeschaltet haben, können Sie auch diese Einstellungen vor dem Erzeugen der PDF-Datei noch ändern.

Die Bedeutungen aller Einstellungen sind im Dokument über die Konfiguration bei der Karteikarte PDF-Datei beschrieben.

Buttonzeile

Mit dem Button OK erzeugen Sie die PDF-Datei. Mit Abbrechen brechen Sie den Vorgang ab. Der Button Speichern speichert die aktuellen Einstellungen dauerhaft.

PDF-Datei mailen

Wenn Sie PDF-Dateien mailen wollen, muss in der Konfiguration auf der Karteikarte Programme ein Mailprogramm und Parameter eingetragen sein.

Je nach Konfigurationseinstellung auf der Karteikarte Verhalten funktioniert das Versenden unterschiedlich.

Konfigurieren

Der Menüpunkt "PDF > Konfigurieren..." öffnet eine neue Word-Instanz. Die Konfiguration ist in einem eigenen Dokument beschrieben.

Dokumentation

Der Menüpunkt "PDF > Dokumentation" ruft Ihren Internet-Browser auf und zeigt die mitgelieferte Dokumentation an. Gs4Word baut dabei von sich aus keine Verbindung mit dem Internet auf! Der Menüpunkt kann nur dann ausgewählt werden, wenn auf Ihrem Rechner ein passender Browser installiert ist.

Info

Informationen über das Add-In erhalten Sie im Menü unter dem Menüpunkt "PDF > Info".

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Details

Wie erzeugt das Word-Add-In eine PDF-Datei?

Am Ablauf sind Word, die Registry, ein Postscript-Druckertreiber, Ghostscript und ein PDF-Betrachter beteiligt.

Aus dem Word-Dokument erzeugt der Postscript-Druckertreiber eine Postscript-Datei (PS-Datei). Aus der PS-Datei erzeugt Ghostscript eine PDF-Datei. Im Detail geschieht Folgendes:

Gs4Word prüft, ob überhaupt ein Dokument angezeigt wird und ob dieses Dokument schon einmal gespeichert wurde.
Es liest die Konfiguration aus der Registry und ermittelt die Namen und das Verzeichnis für die PS- und PDF-Datei anhand der Vorgabe in der Konfiguration auf der Karteikarte PDF-Datei aus Symbol. Dateiname. Je nach Ausgabeumfang auf der gleichen Karteikarte wird der Dateiname noch ergänzt.
Falls in diesem Verzeichnis eine gleichnamige Log-Datei mit der Endung ".log", PS-Datei mit der Endung ".ps" oder eine PDF-Datei mit der Endung ".pdf" vorhanden ist, werden sie gelöscht.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer PDF-Datei anzeigen angeschaltet haben, können Sie im Auswahlfenster PDF-Datei jetzt den Ausgabeumfang, das Ausgabemedium und den Dateinamen im Dialog ändern. Ansonsten werden die Einstellungen aus der Konfiguration verwendet.
Falls die Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer PDF-Datei anzeigen in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten angeschaltet sind und Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen nicht ausgeschaltet haben, können Sie im Auswahlfenster Adobe-Reader jetzt die Lesezeichen, Fenster, Anzeige und Layout im Dialog ändern. Ansonsten werden die Einstellungen aus der Konfiguration verwendet.
Das aktive Word-Dokument oder der gewünschte Teil wird als PS-Datei gedruckt. Dabei wird der Postscript-Drucker verwendet, den Sie dafür in der Konfiguration auf der Karteikarte Programme eingestellt haben. Die Fähigkeiten dieses "Druckers" sind in einer PPD-Datei (PPD = PostScript Printer Definition) beschrieben.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Programme den Schalter Drucker-Ausgabe nicht mehr in Datei umleiten angeschaltet haben, wird noch ein leerer Druckauftrag mit null Seiten an den gleichen Drucker gesendet.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten die Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen nicht ausgeschaltet haben, werden jetzt die Dokumenteigenschaften an die PS-Datei angehängt. Auch die Anzeige der PDF-Datei im Adobe-Reader wird in der PS-Datei so konfiguriert, wie Sie es in der Konfiguration auf der Karteikarte Adobe-Reader bzw. im Auswahlfenster Adobe-Reader angegeben haben. Ggf. werden die Lesezeichen erstellt und an die PS-Datei angehängt.
Gs4Word erzeugt jetzt alle Einstellungen für den Aufruf von Ghostscript und startet das Programm. Ghostscript erzeugt für das gewünschte Ausgabemedium aus der PS-Datei im gleichen Verzeichnis eine PDF-Datei. Es protokolliert die Verarbeitung in der Log-Datei.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Temporäre Log-Datei immer löschen nicht ausgeschaltet haben, wird die Log-Datei wieder gelöscht.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Temporäre Postscript-Datei immer löschen nicht ausgeschaltet haben, wird die Postscript-Datei wieder gelöscht.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter PDF-Datei im Betrachter anzeigen nicht ausgeschaltet haben, ruft Gs4Word den PDF-Betrachter auf und zeigt die PDF-Datei an.
Zuletzt merkt sich Gs4Word den Namen der PDF-Datei für den Fall, dass Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten bei PDF-Datei mailen die Einstellung Letzte erzeugte PDF-Datei als Mail senden aktiviert haben.

Eine Schrift in der PDF-Datei ist schlecht lesbar

Ghostscript kann je nach Office-Version und Windows-Betriebssystem nicht alle Schriften gleich gut darstellen. Verwenden Sie eine andere Schrift oder tragen Sie im Druckertreiber eine passende Ersatzschrift ein.

Wenn das nicht hilft, verwenden Sie einen anderen Druckertreiber.

Die Lesezeichen werden nicht richtig erzeugt

Wenn die Lesezeichen nicht richtig erzeugt werden, kann das unterschiedliche Ursachen haben.

Falls die Seitennummerierung nicht stimmt bzw. das Lesezeichen auf eine falsche Seite verweist, kann das daran liegen, dass Sie leere Seiten mit einem Abschnittswechsel im Word-Dokument haben. Prüfen Sie, ob in der PDF-Datei diese leeren Seiten auch vorhanden sind. Die Lesezeichen werden auf eine falsche Seite verweisen, wenn das Word-Dokument leere Abschnittswechselseiten aufweist und Sie die Lesezeichen aus den Verzeichnissen erzeugen. Bei Lesezeichen aus Überschriften entsteht das Problem nicht.

Falls einzelne Zeichen in den Lesezeichen fehlerhaft dargestellt werden, teilen Sie es mir bitte mit. Die wichtigsten Sonderzeichen werden schon jetzt durch ähnliche Zeichen ersetzt. Bekannt ist, dass Word 2000 bei Lesezeichen, die aus dem Inhaltsverzeichnis erzeugt werden, einige nicht richtig anzeigt, wenn man ganz verrückte Kombinationen von Sonderzeichen als Überschrift wählt (z.B. °!“§$%&/()=?`*‘_:; ). Das wird erst in einer späteren Version von Gs4Word korrigiert.

Falls bei Lesezeichen aus Überschriften fälschlicherweise Textteile als Lesezeichen auftauchen, liegt das daran, dass Gs4Word alle Absatzformate zu Lesezeichen macht, die mit der Gliederungsebene Ebene 1 bis Ebene 9 deklariert sind. Diese Absatzformate sind also als Gliederungsebenen deklariert. Sie müssen die Formatvorlage ändern. Finden Sie zuerst heraus, welches Absatzformat eine falsche Ebene hat. Dann wählen Sie im Word-Menü "Format > Formatvorlage..." dieses Absatzformat aus. Mit "Bearbeiten... > Format > Absatz" ändern Sie im Feld Gliederungsebene den Wert auf Textkörper.

Wenn Sie Lesezeichen aus Inhaltsverzeichnissen erzeugen, stellen Sie zuerst sicher, dass Ihr Inhaltsverzeichnis aktuell ist. Ansonsten werden die Lesezeichen fehlerhaft sein, denn die Verweise in Ihrem Dokument stimmen nicht mehr. Unschön ist, dass die Texte "Inhaltsverzeichnis" bzw. "Abbildungsverzeichnis" immer in der Sprache erscheinen, die bei Gs4Word eingestellt ist. Wenn Sie also Gs4Word auf "Deutsch" eingestellt haben, werden diese beiden Texte auch in fremdsprachigen Dokumenten auf Deutsch erscheinen.

Wenn Sie weitere Probleme feststellen, senden Sie mir eine Mail mit der Word-Datei und PDF-Datei als Anhang.

Unterschiede in Word zwischen Acrobat Distiller, Acrobat PDFWriter und Ghostscript?

Da ich beruflich Adobe Acrobat verwende, um größere Word-Dokumente für Kunden zugänglich zu machen, kann ich einige Unterschiede zwischen Ghostscript (bzw. Gs4Word), Distiller (Version 4.0) und PDFWriter nennen.

Distiller und PDFWriter speichern eine Grafik im Seitenkopf/Fuß nur einmal, Ghostscript speichert diese Grafik einmal je Seite. Dadurch werden die von Ghostscript erzeugten PDF-Dateien wesentlich größer.
Der Distiller analysiert das Dokument und erzeugt Querverweise und Verknüpfungen, PDFWriter und Gs4Word können das nicht.
Nur Distiller und Gs4Word analysieren die Überschriften und erzeugen Lesezeichen, der PDFWriter macht das nicht.
Nur Gs4Word analysiert die Inhaltsverzeichnisse und erzeugt daraus Lesezeichen.
Sowohl Distiller, PDFWriter und Gs4Word erzeugen Dokumenteigenschaften.
Im Distiller und in Gs4Word können Sie beeinflussen, wie die PDF-Datei im Adobe-Reader angezeigt wird, der PDFWriter kann das nicht.
Nur Distiller und Ghostscript optimieren die erzeugte PDF-Datei für ein wählbares Ausgabemedium.
Ghostscript kennt im Gegensatz zum Distiller und Adobe Reader keine Sicherheitseinstellungen.
Nur Ghostscript ist kostenlos, Adobe Acrobat mit dem Distiller und PDFWriter kostet ca. 300 EUR.
Wenn ein Word-Dokument Grafiken enthält, sind die mit Ghostscript erzeugten PDF-Dateien in der Regel größer als die mit dem Distiller oder PDFWriter erzeugten Dateien.
Nur PDFWriter und Gs4Word knipsen den Schalter Ausgabe in Datei umleiten wieder aus, Distiller macht das nicht.
Nur in Gs4Word können Sie alle Ghostscript- und Distiller-Parameter verändern.
Ghostscript (genauer Gs4Word) und PDFWriter sind schneller als der Distiller, denn sie ersparen sich die aufwendige Analyse des Word-Dokumentes.

Wenn Sie in den PDF-Dokumenten die Indizes, Querverweise und Verknüpfungen aus Word verwenden, um im Text hin- und herzuspringen oder wenn Sie die Sicherheitseinstellungen benötigen, dann ist Ghostscript (bzw. Gs4Word) keine Alternative zum Distiller. Jedoch für alle anderen Dokumente und für Zuhause - ein Klick - fertig.

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Verweise auf andere Dokumente

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