Excel-Add-In

Gs4Word Version 3.31

Letzte Änderung 20.01.2003

Inhaltsverzeichnis

Add-In für Excel
PDF-Datei erzeugen
PDF-Datei mailen
Konfigurieren
Dokumentation
Info
Details
Wie erzeugt das Excel-Add-In eine PDF-Datei?
Verweise auf andere Dokumente

Mit dem Button "PDF-Datei erzeugen" oder dem Menüpunkt "PDF > Erzeugen" erstellen Sie aus der aktuellen Arbeitsmappe eine PDF-Datei. Wenn Sie es nicht anders konfiguriert haben, steht diese Datei im gleichen Verzeichnis und hat den gleichen Namen wie Ihre Arbeitsmappe, endet aber mit ".pdf".

Auswahlfenster zur PDF-Datei

Wenn Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer PDF-Datei anzeigen angeschaltet haben, können Sie diese Einstellungen vor dem Erzeugen der PDF-Datei noch ändern.

Die Bedeutungen von Ausgabeumfang und Ausgabemedium sind im Dokument über die Konfiguration bei der Karteikarte PDF-Datei beschrieben.

In Dateiname wird der Dateiname der PDF-Datei angezeigt. Er ist so aufgebaut, wie Sie es bei der Konfiguration auf der Karteikarte PDF-Datei eingetragen haben. Je nach Ausgabeumfang wird der Dateiname noch um einen Suffix ergänzt.

Ganze Arbeitsmappe wird nicht weiter ergänzt.
Aktuelle Tabelle wird um einen Unterstrich und den Namen der Tabelle ergänzt. Dabei darf der Tabellenname nur Zeichen enthalten, die auch in Dateinamen zulässig sind.
Bei Ausgewählte Tabellen wird der Dateiname um einen Unterstrich und den Namen der letzten ausgewählten Tabelle ergänzt. Dabei darf der Tabellenname nur Zeichen enthalten, die auch in Dateinamen zulässig sind.

Auswahlfenster zum Adobe-Reader

Wenn Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen nicht ausgeschaltet haben, können Sie auch diese Einstellungen vor dem Erzeugen der PDF-Datei noch ändern.

Die Bedeutungen aller Einstellungen sind im Dokument über die Konfiguration bei der Karteikarte PDF-Datei beschrieben.

Buttonzeile

Mit dem Button OK erzeugen Sie die PDF-Datei. Mit Abbrechen brechen Sie den Vorgang ab. Der Button Speichern speichert die aktuellen Einstellungen dauerhaft.

PDF-Datei mailen

Wenn Sie PDF-Dateien mailen wollen, muss in der Konfiguration auf der Karteikarte Programme ein Mailprogramm und Parameter eingetragen sein.

Je nach Einstellung auf der Karteikarte Verhalten funktioniert das Versenden unterschiedlich.

Konfigurieren

Der Menüpunkt "PDF > Konfigurieren..." öffnet eine neue Word-Instanz. Die Konfiguration ist in einem eigenen Dokument beschrieben.

Dokumentation

Der Menüpunkt "PDF > Dokumentation" ruft Ihren Internet-Browser auf und zeigt die mitgelieferte Dokumentation an. Gs4Word baut dabei von sich aus keine Verbindung mit dem Internet auf! Der Menüpunkt kann nur dann ausgewählt werden, wenn auf Ihrem Rechner ein passender Browser installiert ist.

Gs4Word prüft, ob überhaupt eine Arbeitsmappe angezeigt wird und ob diese Arbeitsmappe schon einmal gespeichert wurde. Zusätzlich prüft Gs4Word, ob die ersten 256 Zeilen und Spalten der aktuellen Tabelle nicht leer sind.
Es liest die Konfiguration aus der Registry und ermittelt die Namen und das Verzeichnis für die PS- und PDF-Datei anhand der Vorgabe in der Konfiguration auf der Karteikarte PDF-Datei aus Symbol. Dateiname. Je nach Ausgabeumfang auf der gleichen Karteikarte wird der Dateiname noch ergänzt.
Falls in diesem Verzeichnis eine gleichnamige Log-Datei mit der Endung ".log", PS-Datei mit der Endung ".ps" oder eine PDF-Datei mit der Endung ".pdf" vorhanden ist, werden sie gelöscht.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer PDF-Datei anzeigen angeschaltet haben, können Sie im Auswahlfenster PDF-Datei jetzt den Ausgabeumfang, das Ausgabemedium und den Dateinamen im Dialog ändern. Ansonsten werden die Einstellungen aus der Konfiguration verwendet.
Falls die Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer PDF-Datei anzeigen in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten angeschaltet sind und Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen nicht ausgeschaltet haben, können Sie im Auswahlfenster Adobe-Reader jetzt Fenster, Anzeige und Layout im Dialog ändern. Ansonsten werden die Einstellungen aus der Konfiguration verwendet.
Die aktive Arbeitsmappe oder der gewünschte Teil wird als PS-Datei gedruckt. Dabei wird der Postscript-Drucker verwendet, den Sie dafür in der Konfiguration auf der Karteikarte Programme eingestellt haben. Die Fähigkeiten dieses "Druckers" sind in einer PPD-Datei (PPD = PostScript Printer Definition) beschrieben.
Falls Sie die in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen nicht ausgeschaltet haben, werden jetzt die Dokumenteigenschaften an die PS-Datei angehängt. Auch die Anzeige der PDF-Datei im Adobe-Reader wird in der PS-Datei so konfiguriert, wie Sie es in der Konfiguration auf der Karteikarte Adobe-Reader bzw. im Auswahlfenster Adobe-Reader angegeben haben.
Gs4Word erzeugt jetzt alle Einstellungen für den Aufruf von Ghostscript und startet das Programm. Ghostscript erzeugt für das voreingestellte Ausgabemedium aus der PS-Datei im gleichen Verzeichnis eine PDF-Datei. Es protokolliert die Verarbeitung in der Log-Datei.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Temporäre Log-Datei immer löschen nicht ausgeschaltet haben, wird die Log-Datei wieder gelöscht.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Temporäre Postscript-Datei immer löschen nicht ausgeschaltet haben, wird die Postscript-Datei wieder gelöscht.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter PDF-Datei im Betrachter anzeigen nicht ausgeschaltet haben, ruft Gs4Word den PDF-Betrachter auf und zeigt die PDF-Datei an.
Zuletzt merkt sich Gs4Word den Namen der PDF-Datei für den Fall, dass Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten bei PDF-Datei mailen die Einstellung Letzte erzeugte PDF-Datei als Mail senden aktiviert haben.

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Verweise auf andere Dokumente

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